Klachtenregeling

Klachten-
regeling

Voor ernstige klachten die niet intern, met hulp van een vertrouwenspersoon, opgelost kunnen worden, kan een formeel onderzoek wenselijk zijn. Een onafhankelijke commissie onderzoekt de klacht en brengt advies uit over mogelijke vervolgstappen. Naar aanleiding van dat onderzoek kan de klacht al dan niet gegrond worden verklaard. Dit kan leiden tot het nemen van passende maatregelen.

In januari 2022 heeft de NAPK een onafhankelijke klachtencommissie ingesteld waar haar leden gebruik van kunnen maken. Met ingang van 1 januari 2024 heeft de VSCD zich aangesloten bij deze klachtencommissie. Ook leden van de VSCD kunnen daardoor een beroep doen op de commissie. De NAPK-klachtencommissie bestaat uit de volgende personen:

  • Mirjam Oostendorp (voorzitter)
  • Leo ten Brink (voorzitter)
  • Annemarie Vermeulen
  • Noor van der Werf
  • Max Valenkamp
  • Anjani Pherai

De klachtencommissie die de meldingen behandelt, bestaat uit drie personen. Om tegelijkertijd meerdere meldingen in behandeling te kunnen nemen, is ervoor gekozen om zes personen te benoemen.

— Procedure
De klachtencommissie handelt klachten die worden ingediend door NAPK-leden af volgens de werkwijze die is omschreven in de NAPK- klachtenregeling van de Stichting Sociale Veiligheid Podiumkunsten.

Samengevat is de werkwijze als volgt:

  1. De klacht dient schriftelijk te worden ingediend bij de Stichting Sociale Veiligheid Podiumkunsten. Zowel de organisatie als een medewerker kunnen een klacht indienen.
  2. De klacht wordt getoetst op ontvankelijkheid. Als de klacht niet ontvankelijk wordt verklaard ontvangt de organisatie daarvan bericht.
  3. Wanneer de klacht in behandeling genomen wordt, zal een onafhankelijk bureau ingeschakeld worden om te functioneren als secretariaat. Vanaf dit moment zijn alle informatie en alle stukken rondom de klacht enkel beschikbaar voor de direct betrokkenen, de leden van de commissie en het secretariaat.
  4. De klachtencommissie stuurt de stukken naar de aangeklaagde. Deze krijgt de mogelijkheid om schriftelijk te reageren op de klacht door middel van een verweer.
  5. De aanklager kan vervolgens ook weer schriftelijk reageren op dit verweer.
  6. De klacht wordt vervolgens behandeld in een (besloten) zitting van de klachtencommissie. De commissie kan hierbij getuigen oproepen. Zowel aanklager als aangeklaagde mogen zich tijdens de zitting laten bijstaan door een gemachtigde of raadsman.
  7. Partijen worden in principe niet in elkaars aanwezigheid gehoord.
  8. Binnen drie weken na de laatste zitting doet de commissie een uitspraak. De uitspraak wordt door de klachtencommissie toegezonden aan de organisatie waar het vermeend ongewenst gedrag plaatsvond.

— Hoe dien je een klacht in?
De klacht wordt schriftelijk door de klager ingediend bij de organisatie waar het vermeend ongewenst gedrag plaatsvond, of rechtstreeks bij de klachtencommissie van de Stichting Sociale Veiligheid Podiumkunsten. In het eerste geval zorgt de organisatie ervoor dat de klacht binnen twee werkdagen bij de klachtencommissie wordt ingediend. De klager ontvangt in beide gevallen een ontvangstbevestiging.

 

De klacht dient te worden voorzien van de volgende informatie:

  • Naam, adres, woonplaats, (mobiele) telefoonnummer en email-adres van de klager
  • De personalia van de beklaagde
  • Een omschrijving van: (zo mogelijk) tijdstip, plaats, aard en inhoud van het gedrag, eventuele reeds ondernomen stappen, eventuele getuigen en bewijsmiddelen
  • Indien nodig de wens om als voertaal Engels te hanteren

De klacht moet door de klager worden ondertekend.

De voorzitter van de klachtencommissie stelt de klager in kennis van eventueel door hem/haar gepleegde verzuimen (ontbrekende stukken) en nodigt hem/haar uit deze binnen een door de voorzitter te stellen termijn te herstellen. In geval klager niet binnen die termijn de door hem/haar gepleegde verzuimen heeft hersteld, kan de klacht niet-ontvankelijk worden verklaard.

De kosten voor de behandeling van de klacht worden, voor leden van de NAPK, voor 50% gefinancierd vanuit de middelen van de Stichting Sociale Veiligheid Podiumkunsten (met een maximale bijdrage van € 25.000,- per klacht). De overige 50% van de kosten komt voor rekening van de organisatie waar het vermeend ongewenst gedrag plaatsvond. 

Als het maximum van het jaarlijks door de NAPK ingelegde bedrag voor de behandeling van klachten is bereikt, zullen de volledige kosten ten laste komen van de organisatie waar de klacht is neergelegd. De Stichting zal de organisatie hierover vooraf informeren.

Voor organisaties aangesloten bij de VSCD geldt, dat de kosten voor de behandeling van de klacht volledig voor rekening van de organisatie waar de klacht is neergelegd  komen.

— Contact
Neem bij vragen contact op met Maaike van Steenis, projectcoördinator van de Stichting Sociale Veiligheid Podiumkunsten.
info@socialeveiligheidpodiumkunsten.nl of 06-3612 4554

Wil je een melding doen? Dat kan via: klachtencommissie@socialeveiligheidpodiumkunsten.nl