Rachida werkt als office manager en is intern vertrouwenspersoon voor de Toneelmakerij.

“De belangrijkste taak van een vertrouwenspersoon is om er te zijn als medewerkers van onze organisatie (medewerkers, freelancers, stagiairs enzovoort) in een situatie gekomen zijn die ze als onprettig ervaren. Ik bied ze een luisterend oor en kan ze adviseren over mogelijke vervolgstappen. Maar dat laatste hoeft niet. Waar iemand behoefte aan heeft verschilt sterk. En mensen weten vooraf ook niet altijd wat ze precies willen. Dan leg ik uit hoe het werkt, en dat een gesprek met de vertrouwenspersoon geen politierapport is. Er gebeurt niks wat de ander niet wil.

Ik sta altijd aan de kant van de melder. Alleen het verhaal aanhoren kan, soms is dat voldoende. Maar ik kan ook suggesties doen voor vervolgstappen, zoals een gesprek met de leidinggevende of het indienen van een klacht, en uitleggen hoe zoiets in zijn werk gaat. Er is niet één standaard oplossing. Daarom is het essentieel om goed door te vragen.

Voor de organisatie is het waardevol dat er iemand is die signalen aan hen kan terugkoppelen. Als bijvoorbeeld vaker dezelfde persoon genoemd wordt, of hetzelfde type gedrag, dan kan ik dat aangeven bij de voorzitter van de Raad van Toezicht. Uiteraard zorg ik dat ik daarbij geen namen noem. Die directe lijn met de Raad van toezicht is belangrijk, want het zorgt ervoor dat ik niet gezien wordt als verlengstuk van de directie.

Maar het hebben van een vertrouwenspersoon is maar één onderdeel van sociale veiligheid binnen de organisatie. Wat daar eigenlijk nog vóór komt, is met elkaar afspraken maken over gewenst en ongewenst gedrag. Wij hebben daar een protocol voor waarin we dit hebben vastgelegd. Die afspraken nakomen is iets dat we samen doen. Dat is niet alleen maar de verantwoordelijkheid van de vertrouwenspersoon.

Wel probeer ik het onderwerp sociale veiligheid levend te houden binnen de organisatie. Ik maak het bespreekbaar tijdens teamdagen en ik stuur bijvoorbeeld wel eens een artikel door aan mijn collega’s.

Toen ik werd aangesteld had ik het idee dat het meer een “vinkje” was. Zo van: we hebben een vertrouwenspersoon, check! Dat heb ik wel bespreekbaar gemaakt. Dat we het als een gezamenlijke verantwoordelijkheid moeten voelen.

De combinatie met de rol van office manager voelt als een logische. Mensen kwamen sowieso al vaak hun verhaal even doen bij mij. Sinds drie jaar ben ik nu officieel de interne vertrouwenspersoon. Daarvoor was die er niet. We zijn bezig om daarnaast ook een externe vertrouwenspersoon aan te stellen, voor wanneer mensen het prettiger vinden om bij iemand van buiten de organisatie hun verhaal te doen. Op dit moment verwijzen we daarvoor naar Mores.

Om mijn werk als vertrouwenspersoon goed te kunnen doen, vind ik het belangrijk dat mijn collega’s ook vertrouwen in mij hebben. Verder is de intervisiegroep van Stichting Sociale Veiligheid Podiumkunsten heel fijn. Daar kan ik kennis en ervaring uitwisselen met andere vertrouwenspersonen. Want ik kan natuurlijk met mijn collega’s van de Toneelmakerij niet sparren over dit deel van mijn werk. Het is fijn dat ik de anderen uit de groep inmiddels goed ken en ook tussendoor gewoon even kan bellen als ik ergens mee zit. Zo’n achterban heb je wel nodig. Ik check ook bewust bij mezelf of ik mijn eigen emoties niet te veel meeneem als ik advies geef. Als ik het idee heb dat mensen beter bij een ander terecht kunnen, verwijs ik door.

Wat het soms lastig maakt voor mensen om naar een vertrouwenspersoon te stappen, is dat ze het idee hebben dat iets niet ernstig genoeg is daarvoor. Het is een vooroordeel dat vertrouwenspersonen er alleen zijn voor heel heftige gebeurtenissen. Het kan ook gewoon fijn zijn om even te sparren als bijvoorbeeld een leidinggevende regelmatig een grapje maakt dat verkeerd valt. De vertrouwenspersoon kan je dan helpen om je gedachten te ordenen en het gesprek aan te gaan.

Aan startende vertrouwenspersonen zou ik willen meegeven dat je veel kunt betekenen door gewoon te luisteren. Je hoeft echt niet enorm veel juridische bagage te hebben. Wel is het handig om een opleiding of cursus te doen voor het werken als vertrouwenspersoon. Je leert dan hoe je de juiste vragen kunt stellen. En je krijgt de juridische informatie als naslagwerk”.